Externe Datenschutzbeauftragte: Aufgaben, Anforderungen und Qualitätsmerkmale

Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB) stellt für viele Unternehmen eine strategische Entscheidung dar, die weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Pflichten hinausgeht. Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 unterliegen zahlreiche Organisationen der Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wobei die Wahl zwischen einer internen und externen Lösung besteht. Der vorliegende Artikel analysiert die rechtlichen Grundlagen, spezifischen Aufgabenfelder und Qualitätskriterien externer Datenschutzbeauftragter auf Basis der aktuellen Rechtslage und wissenschaftlicher Standards.

Hinweis: Datenschutz und Informationssicherheit sind eng miteinander verzahnt. Während der Datenschutzbeauftragte den Schutz personenbezogener Daten überwacht, gewährleistet der Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) die Sicherheit aller Unternehmensinformationen.

Rechtliche Grundlagen und Bestellpflicht

Gesetzliche Anforderungen nach DSGVO und BDSG

Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ergibt sich aus Art. 37 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Bestellpflicht ist an konkrete Kriterien geknüpft:

Europäische Regelung (Art. 37 DSGVO):

• Wenn die Kerntätigkeit der Organisation in einer umfangreichen Verarbeitung besonders sensibler personenbezogener Daten besteht (Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, strafrechtliche Verurteilungen)
• Wenn die Kerntätigkeit aus Verarbeitungsvorgängen besteht, die eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung betroffener Personen erfordern

Nationale Ergänzung (§ 38 BDSG):

• Wenn mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
• Seit 2025 gilt die aktualisierte Regelung von mindestens 20 Personen für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten
• Bei Verarbeitungen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordern
• Bei geschäftsmäßiger Übermittlung oder Markt- und Meinungsforschung

Externe versus interne Bestellung

Die DSGVO ermöglicht ausdrücklich beide Varianten: Art. 37 Abs. 6 DSGVO regelt, dass der Datenschutzbeauftragte entweder Beschäftigter sein oder seine Aufgaben auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags erfüllen kann. Die Entscheidung liegt beim Verantwortlichen, jedoch sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen.

Das Aufgabenspektrum des externen Datenschutzbeauftragten

Kernaufgaben nach Art. 39 DSGVO

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 Abs. 1 DSGVO definiert, wobei diese Aufzählung lediglich den Mindestumfang festlegt und nicht abschließend ist. Zu den zentralen Aufgaben gehören:

1. Unterrichtung und Beratung

Der externe DSB unterrichtet und berät die Geschäftsleitung sowie die Mitarbeitenden hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten nach DSGVO, BDSG und anderen relevanten Datenschutzvorschriften. Dies umfasst:

• Strategische Beratung zur datenschutzkonformen Ausrichtung von Geschäftsprozessen
• Entwicklung und Implementierung von Datenschutzkonzepten
• Bewertung geplanter Datenverarbeitungsvorgänge
• Erstellung von Richtlinien und Arbeitsanweisungen

2. Überwachung der Einhaltung

Die Überwachungsfunktion erstreckt sich auf die Einhaltung aller relevanten Datenschutzvorschriften, wobei der Datenschutzbeauftragte ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen einzubinden ist. Konkret beinhaltet dies:

• Monitoring der Datenschutz-Management-Systeme
• Kontrolle der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten
• Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen
• Überwachung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)

3. Sensibilisierung und Schulung

Ein wesentlicher Aufgabenbereich ist die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten. Der externe DSB entwickelt und implementiert:

• Zielgruppenspezifische Schulungskonzepte
• Awareness-Kampagnen zum Datenschutz
• Onboarding-Programme für neue Mitarbeiter
• Spezialisierte Trainings für Risikobereiche

4. Datenschutz-Folgenabschätzung

Der externe Datenschutzbeauftragte berät bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und analysiert mögliche Risiken sowie deren Auswirkungen durch die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies erfordert:

• Systematische Risikobewertung neuer Verarbeitungsvorgänge
• Dokumentation der Prüfungsergebnisse
• Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung
• Fortlaufende Überwachung identifizierter Risiken

5. Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden

Der Datenschutzbeauftragte fungiert als Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde in allen Fragen der Datenverarbeitung. Diese Schnittstellenfunktion umfasst:

• Kommunikation mit der zuständigen Datenschutzbehörde
• Meldung von Datenschutzverletzungen
• Koordination von Prüfungen und Audits
• Klärung rechtlicher Fragestellungen

Erweiterte Leistungen in der Praxis

Externe Datenschutzbeauftragte bieten häufig zusätzliche Dienstleistungen an, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen. Dazu zählen:

• Pflege und Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Durchführung interner Datenschutz-Audits
• Unterstützung bei Datenschutzvorfällen und Datenpannen
• Begleitung von IT-Projekten aus Datenschutzsicht
• Erstellung von Datenschutzhinweisen und Einwilligungserklärungen

Qualifikationsanforderungen und Fachkunde

Gesetzliche Mindestanforderungen

Art. 37 Abs. 5 DSGVO definiert, dass der Datenschutzbeauftragte auf Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt wird, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, sowie auf Grundlage seiner Fähigkeit zur Erfüllung der Aufgaben.

Dies bedeutet konkret:

Rechtliche Expertise:

• Fundierte Kenntnisse der DSGVO und des BDSG
• Verständnis sektorspezifischer Datenschutzvorschriften
• Kenntnisse im Vertragsrecht und Haftungsrecht
• Vertrautheit mit internationalen Datentransferregelungen

Technische Kompetenz:

• Kenntnisse der technischen Maßnahmen für Datensicherheit und der konkreten Arten und Verfahren der Datenverarbeitung im Unternehmen
• IT-Sicherheitskonzepte und Verschlüsselungstechnologien
• Cloud-Computing und moderne Infrastrukturen
• Verständnis von Datenbanksystemen und Netzwerkarchitekturen

Organisatorische Fähigkeiten:

• Kommunikationsfähigkeiten für die Vermittlung zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und Behörden
• Projektmanagement-Kompetenzen
• Analytisches und konzeptionelles Denken
• Konfliktlösungsfähigkeiten

Qualitätsmerkmale eines guten externen Datenschutzbeauftragten

1. Zertifizierungen und Nachweise

Verschiedene Institutionen bieten Gütesiegel und Zertifizierungen an, mit denen Datenschutzbeauftragte ihre Fachkunde nachweisen können. Anerkannte Zertifizierungsstellen sind insbesondere TÜV, DEKRA und UDIS.

Relevante Zertifikate:

• DEKRA-Zertifizierung: Die DEKRA-zertifizierte Ausbildung zur "Fachkraft für Datenschutz" bestätigt nach bestandener Prüfung die von der DSGVO geforderte Fachkunde. Das Zertifikat gilt für drei Jahre und kann rezertifiziert werden.
• TÜV-Zertifizierung: Die Zertifizierung zum "Externen Datenschutzbeauftragten (TÜV)" wird durch PersCert TÜV, die unabhängige Personenzertifizierungsstelle von TÜV Rheinland, durchgeführt.
• UDIS-Zertifizierung: Die UDIS gGmbH ist seit 1987 in der Ausbildung von Datenschutzexperten aktiv und gilt als Pionier für die Ausbildung zertifizierter fachkundiger Datenschutzbeauftragter. Das udiszert-Gütesiegel mit individueller ID-Nummer ermöglicht Unternehmen die Überprüfung der Zertifikatsvalidität.

2. Verbandsmitgliedschaften

Mitgliedschaften in Berufsverbänden wie dem Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands e.V. (BvD) oder der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. (GDD) sind Indikatoren für Qualität und Qualifikation.

Im BvD-Finder aufgeführte Datenschutzexperten verpflichten sich auf das "berufliche Leitbild des Datenschutzbeauftragten", wodurch die gesetzlichen Anforderungen an Fachkunde und Zuverlässigkeit sicher erfüllt werden.

3. Praktische Erfahrung und Branchenkenntnis

Branchenerfahrung ist ein entscheidendes Qualitätsmerkmal. Jede Branche – ob Pharma, Gesundheit, IT oder Finanzwesen – geht anders mit Daten um und unterliegt spezifischen Anforderungen.

Relevante Faktoren:

• Mehrjährige Praxiserfahrung in der Datenschutzberatung
• Referenzprojekte in der jeweiligen Branche
• Kenntnisse branchenspezifischer Besonderheiten und regulatorischer Anforderungen
• Erfahrung mit verschiedenen Unternehmensgrößen und Organisationsstrukturen

4. Interdisziplinäre Teams und Verfügbarkeit

Ein interdisziplinäres Team im Hintergrund ist unerlässlich, um ständige und fachgerechte Beratung zu gewährleisten. Der externe Datenschutzbeauftragte sollte idealerweise ein ganzes Team im Rücken haben, sodass jederzeit ein Ansprechpartner bereitsteht.

Dies ist besonders relevant bei:

• Zeitkritischen Fristen wie der 72-Stunden-Meldepflicht bei Datenpannen
• Parallelen Projekten und Beratungsanforderungen
• Urlaubs- und Krankheitsvertretungen
• Spezialfragen aus verschiedenen Fachbereichen

5. Technologische Unterstützung

Moderne Datenschutzbeauftragte sollten automatisierte Software-Tools mitbringen, die eine effiziente Bearbeitung von Prozessen ermöglichen. Datenschutz erfolgt heute digital und wird durch intelligente Softwarelösungen unterstützt.

Synergien nutzen: Datenschutz und Informationssicherheit nach ISO 27001 lassen sich effizient kombinieren. Ein integriertes ISMS (Informationssicherheits-Managementsystem) bildet die technische Grundlage für beide Bereiche und vermeidet Doppelarbeit.

Wichtige Tool-Funktionen:

• Verwaltung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Dokumentation und Nachweisführung
• Task- und Fristenmanagement
• Schulungsplattformen und E-Learning-Module
• Incident-Management-Systeme

6. Transparente Preisgestaltung und Leistungspakete

Die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten variieren nach Unternehmensgröße, Leistungsumfang und vertraglicher Gestaltung. Fixkosten beginnen typischerweise ab etwa 100 bis 150 Euro pro Monat, wobei die Leistungspakete von der reinen Bestellung bis zu umfassender Beratung reichen.

Bewertungskriterien:

• Klare Definition der inkludierten Leistungen
• Seriöses Preis-Leistungs-Verhältnis
• Transparenz bei Zusatzleistungen
• Keine versteckten Kosten
• Flexible Skalierbarkeit der Leistungen

7. Unabhängigkeit und Interessenkonflikte

Ein wesentlicher Vorteil externer Datenschutzbeauftragter ist ihre Unabhängigkeit. Sie unterliegen in der Regel nicht der Gefahr eines Interessenkonflikts und sind gemäß Art. 38 Abs. 3 S. 1 DSGVO bei der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht an Anweisungen gebunden.

Dies gewährleistet:

• Objektive und neutrale Beratung
• Kritikfähigkeit ohne interne Abhängigkeiten
• Höhere Akzeptanz im Unternehmen
• Glaubwürdigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden

8. Fortlaufende Weiterbildung

Der externe DSB wird auf Basis eines Dienstleistungsvertrages tätig und hat selbstständig für die Aktualität seines Fachwissens zu sorgen.

Indikatoren für Qualität:

• Aktuelle und relevante Aus- und Weiterbildungen bei seriösen Anbietern
• Teilnahme an Fachkonferenzen und Workshops
• Publikationen und Fachbeiträge
• Mitgliedschaft in Fachgremien und Arbeitskreisen

9. Haftungsabsicherung

Externe Dienstleister verfügen in der Regel über eine spezielle Versicherung, die mögliche Fehler oder Datenschutzverstöße abdeckt. Bei internen Datenschutzbeauftragten liegt die Haftung dagegen oft direkt beim Unternehmen.

Zu prüfende Aspekte:

• Berufshaftpflichtversicherung mit angemessener Deckungssumme
• Vermögensschadenhaftpflicht
• Klarheit über Haftungsumfang im Dienstleistungsvertrag
• Regelungen zur Schadensabwicklung

Vorteile externer Datenschutzbeauftragter

Fachliche Kompetenz

Die Aufgaben und Verantwortung des Datenschutzbeauftragten sind durch die DSGVO deutlich gewachsen. Externe DSBs sind ausgewiesene Experten mit bereits vorhandener Fachkompetenz und umfassenden Erfahrungen, die keine zeit- und kostenintensiven Schulungen benötigen.

Wirtschaftlichkeit

Bei einem durchschnittlichen internen Gehalt von etwa 3.750 Euro brutto monatlich und einem zeitlichen Aufwand von 20% für Datenschutzaufgaben werden die Kostenvorteile externer Lösungen deutlich, insbesondere unter Berücksichtigung von Ausbildungskosten, Weiterbildungen und Kündigungsschutz.

Flexibilität

Die Leistungen können an den individuellen Bedarf des Unternehmens angepasst und bei Änderungen flexibel erweitert werden. Externe DSBs sind schnell benannt und auch wieder abberufen, da kein Kündigungsschutz zu berücksichtigen ist.

Neutralität und Akzeptanz

Die Vorteile liegen vor allem in höherer Fachexpertise, Neutralität und besserer Akzeptanz im Unternehmen. Externe Berater können unvoreingenommen kritische Punkte ansprechen und Verbesserungen einfordern.

Synergieeffekte

Externe Datenschutzbeauftragte betreuen meist mehrere Mandanten gleichzeitig und bringen dadurch wertvolle Best Practices, erprobte Prozesse und digitale Tools aus verschiedenen Projekten und Branchen mit.

Datenschutz und Informationssicherheit gemeinsam denken: Viele Unternehmen profitieren davon, wenn sie Datenschutz und Informationssicherheit aus einer Hand erhalten. Bei ING ISM bieten wir auch externe ISB und CISO-Dienstleistungen an – für eine integrierte Sicherheitsstrategie.

Der Bestellungsprozess

Vertragsgestaltung

Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten erfolgt durch einen Dienstleistungsvertrag, in dem Rechte, Pflichten und Umfang der Leistungen definiert werden.

Wesentliche Vertragsbestandteile:

• Leistungsbeschreibung und Aufgabenumfang
• Verfügbarkeit und Reaktionszeiten
• Vergütungsmodell und Abrechnungsmodalitäten
• Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen
• Haftungsregelungen und Versicherungsschutz
• Geheimhaltungsverpflichtungen
• Regelungen zur Zusammenarbeit und Kommunikation

Meldepflichten

Nach der Bestellung muss der Verantwortliche die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten veröffentlichen und der zuständigen Aufsichtsbehörde mitsamt der Kontaktdaten mitteilen.

Sanktionen bei Nichtbestellung

Die vorsätzliche oder fahrlässige Versäumnis, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, stellt eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit dar. Die Nichtbenennung kann mit Bußgeldern von bis zu 10 Mio. Euro oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 2% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes geahndet werden.

Abgrenzung zum Auftragsverarbeiter

Der externe DSB ist kein Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Während Auftragsverarbeiter auf Weisung des Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeiten, ist der externe DSB bei der Erfüllung seiner Aufgaben nicht an Anweisungen gebunden.

Diese Unabhängigkeit ist essentiell für:

• Die Wahrnehmung der Kontrollfunktion
• Die objektive Beratung
• Die Glaubwürdigkeit gegenüber Behörden
• Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

Haftung und Verantwortung

Grundsätzlich obliegt es dem Verantwortlichen bzw. Auftragsverarbeiter, die Pflichten und Vorgaben der DSGVO zu erfüllen und die Einhaltung nachzuweisen. Eine Haftung des DSB kann jedoch in bestimmten Konstellationen angenommen werden.

Nach Art. 39 Abs. 2 DSGVO hat der DSB bei der Erfüllung seiner Aufgaben dem mit den Verarbeitungsvorgängen verbundenen Risiko gebührend Rechnung zu tragen, wobei er die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung berücksichtigt.

Verantwortungsverteilung:

• Die Datenschutz-Compliance liegt primär beim Unternehmen
• Der DSB hat Hinweis- und Beratungspflichten
• Bei Verstößen gegen Datenschutzgesetze hat das Unternehmen Bußgelder zu zahlen, kann aber zivilrechtlich versuchen, sich Zahlungen vom DSB zurückzuholen
• Externe DSBs sind durch Berufshaftpflichtversicherungen abgesichert

Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit

Organisatorische Einbindung

Die Einbindung des externen Datenschutzbeauftragten funktioniert erfahrungsgemäß bei prozessorientierten Unternehmen gut. Bei Auftrags- und Output-orientierten Firmen muss der DSB intern gut vernetzt sein oder mithilfe geeigneter Tools sicherstellen, dass er informiert und eingebunden wird.

Erfolgsfaktoren:

• Direkte Anbindung an die Geschäftsführung
• Frühzeitige Einbindung in alle datenschutzrelevanten Fragen
• Klare Kommunikationswege und Ansprechpartner
• Regelmäßige Abstimmungstermine
• Zugang zu relevanten Informationen und Systemen

Ressourcenbereitstellung

Das Unternehmen muss dem externen DSB die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen:

• Zugriff auf Dokumentationen und Verfahrensbeschreibungen
• Einblick in IT-Systeme und Datenverarbeitungen
• Zeitkontingente der Mitarbeiter für Schulungen und Abstimmungen
• Räumlichkeiten für Vor-Ort-Termine
• Budget für erforderliche Tools und Maßnahmen

Kommunikation und Erwartungsmanagement

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert:

• Klare Definition von Zielen und Erwartungen
• Realistische Einschätzung von Aufwänden und Zeitrahmen
• Offene Kommunikation über Probleme und Herausforderungen
• Regelmäßiges Feedback und Erfolgsmessung
• Kontinuierliche Anpassung der Zusammenarbeit

Ausblick und Entwicklungstendenzen

Zunehmende Komplexität

Die Anforderungen an Datenschutzbeauftragte wachsen kontinuierlich:

• Neue Technologien (KI, IoT, Cloud Computing)
• Internationale Datentransfers und Privacy Shield-Nachfolger
• Ergänzende Regelwerke (DSA, DGA, AI Act, NIS-2)
• Verschärfte Durchsetzung durch Aufsichtsbehörden
• Steigende Erwartungen von Verbrauchern und Geschäftspartnern

NIS-2-Richtlinie: Mit der NIS-2-Richtlinie kommen auf viele Unternehmen zusätzliche Anforderungen an Cybersicherheit hinzu, die eng mit Datenschutz verzahnt sind. ING ISM unterstützt Sie bei der Umsetzung beider Regelwerke.

Professionalisierung der Branche

Die Datenschutzbeauftragung entwickelt sich zunehmend zu einem professionalisierten Berufsfeld mit standardisierten Ausbildungen, Zertifizierungen und berufsständischen Organisationen. Dies führt zu:

• Höheren Qualitätsstandards
• Besserer Vergleichbarkeit von Anbietern
• Klareren Berufsprofilen und Karrierewegen
• Stärkerer Anerkennung der Rolle

Digitalisierung der Datenschutzarbeit

Technologische Entwicklungen verändern die Arbeitsweise:

• Automatisierung von Routineaufgaben
• KI-gestützte Risikoanalysen
• Datenschutz-Management-Plattformen
• Remote-Zusammenarbeit und virtuelle Meetings
• Kontinuierliches Monitoring statt punktueller Prüfungen

Zusammengefasst

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für viele Unternehmen gesetzlich verpflichtend, stellt aber auch eine Chance dar. Ein professioneller externer Datenschutzbeauftragter sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern bringt auch Struktur, Effizienz und Best Practices ins Unternehmen.

Bei der Auswahl sollten Unternehmen auf folgende Qualitätsmerkmale achten:

• Anerkannte Zertifizierungen (TÜV, DEKRA, UDIS)
• Nachweisbare Praxiserfahrung und Branchenkenntnis
• Verbandsmitgliedschaften (BvD, GDD)
• Interdisziplinäre Teams und garantierte Verfügbarkeit
• Moderne Software-Tools und digitale Arbeitsweise
• Transparente Preisgestaltung und klare Leistungspakete
• Umfassende Haftungsabsicherung
• Kontinuierliche Fortbildung

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Beauftragung eines externen Experten eine kosteneffiziente und nachhaltige Lösung. Die Investition in einen qualifizierten externen Datenschutzbeauftragten zahlt sich durch Risikominimierung, Vermeidung von Bußgeldern und Stärkung des Vertrauens bei Kunden und Geschäftspartnern aus.

Externe Datenschutzbeauftragte sorgen dafür, dass Unternehmen Datenschutz nicht nur als Pflicht sehen, sondern als Mehrwert, der Vertrauen schafft und rechtliche Risiken minimiert.